Co to jest system informatyczny i jak się go wdraża?

Systemem informatycznym nazywa się element przetwarzania danych. Jest możliwy dzięki komputerowej technologii.  Umożliwia wsparcie dla procesów zarządzania w firmie.  Może być: cząstkowy, dziedzinowy i wielodziedzinowy. Czym właściwie jest? Przed czym dokładnie chroni? Jak wygląda jego wdrożenie? System informatyczny CRM czy ERP? Odpowiadamy w naszym artykule!

Czym jest system informatyczny?

Pierwsza definicja systemu informacyjnego została opracowana w 1977 roku przez Steinmüllera. Według niego stanowi on system społeczny zawierający części takie jak:

• dane,
• metody,
• technikę,
• organizację,
• ludzi.

Natomiast według Encyklopedii PWN jest zespołem środków technicznych i logicznych lub logistycznych. Pozwala gromadzić, przechowywać czy przetwarzać informacje.

Do czego służy system informatyczny i z czego się składa?

Lokalny system informatyczny ma zastosowanie w wielu działach. Jest przy tym popularny w firmach. Jest nowoczesnym sprzętem, który pozwala usprawnić funkcjonowanie biznesu i ułatwia komunikację. Może się przy tym składać z danych aplikacji. Może poza tym stanowić całość. Wszystko poprzez integrację części. Wyróżnia się 2 rodzaje wdrażanych systemów informatycznych:

1. system CRM – pozwala na zarządzanie relacjami z klientem. Umożliwia poprawę jakości relacji, nawiązywanie nowych kontaktów czy opracowywanie strategii marketingowych firmy,
2. system ERP – pozwala na planowanie zasobów Twojego biznesu. Składa się z wielu rodzajów modułów. Zaliczają się na nie: program do fakturowania, aplikacja księgowa, kadrowo-płacowy moduł czy narzędzie do planowania produkowania. Nie można przy tym zapomnieć o programach sprzedażowych, magazynowych lub umożliwiających zarządzanie nowym projektem.

W przypadku systemu informatycznego ERP dobiera się najbardziej przydatne dla biznesu aplikacje.

Bezpieczeństwo systemów informatycznych

Bezpieczeństwo systemów informatycznych jest możliwe, gdy użytkownik może na nim polegać, a oprogramowanie funkcjonuje w zgodności ze specyfikacją. System informatyczny jest bezpieczny wtedy, gdy przechowuje i chroni dane przed:

• infekcjami wirusowymi,
• hakerami,
• błędami w programach,
• destruktywnością – personelu zewnętrznego i pracowników,
• kradzieżą – laptopów lub dysków.

Do ataków zaliczają się: podsłuch, podszywanie, manipulacja, powtórzenie, blokowanie usług, spamowanie, przechwytywanie sesji czy phishing.

Jak wygląda wdrożenie systemu informatycznego?

Należy przede wszystkim pamiętać, że wdrożenie systemu informatycznego usprawnia działalność firmy. Dlatego nie powinno być zbyt obciążające czy odciągające od prowadzenia przedsiębiorstwa. System należy wprowadzać etapami. Dzięki temu dochodzi do:

• zmniejszenie ryzyka,
• uniknięcia obciążenia wdrożeniem czy przestojów,
• rozłożenia czasowego szkoleń użytkowników,
• zyskania korzyści z wprowadzenia.

Istotne jest zaplanowanie etapów. Najlepiej w tym celu podzielić projekt na części. Jest to wyjątkowo ważne w trakcie:

• opracowania przedwdrożeniowej analizy – ochroni interesy w nieprzewidzianych szczegółach,
• badania dostawców – umożliwi sprawdzenie ich podejścia do zarządzania,
• podpisywania umowy.

Dalsze kroki

Zwykle specjaliści po wdrożeniu wykonują szkolenie, w którym uczestniczą osoby mające używać nowego systemu. Szkolenie przeprowadza się jedynie z tego, co jest potrzebne. Ważne, aby szkolenie było podzielone zawodami. Na przykład księgowa będzie się uczyć tylko swojej sekcji.